En krise ingen hadde forutsett
– Plutselig sto jeg og alle andre kollegaer i den verste situasjonen vi noen gang har opplevd i hotellbransjen, forteller Bjerkvik. – Aldri før kunne jeg ha forestilt meg situasjonen og den følelsen jeg fikk da alle bestillingene som lå inne ble kansellert. På bare noen få dager mistet vi trafikk med en verdi på over 10 millioner kroner. Alle planlagte gjesteopphold og konferanser ble revet bort over natten.
– Den akutte koronasituasjonen førte med seg tøffe prosesser når det gjelder HR og personal, forteller hun videre. – Hvordan skulle vi håndtere situasjonen for våre 35 ansatte? Uten gjester har vi ikke arbeid til alle, og permitteringer ble derfor helt nødvendig.
– Vi reagerer alle ulikt på den psykiske belastningen som følger koronakrisen. Noen er redde for å gå på jobb i frykt for å bli smittet, noen har nære relasjoner i risikogruppen som de vil beskytte, mens andre engster seg for økonomien og vil jobbe mest mulig. – Det er viktig for oss å vise forståelse og ta individuelle hensyn i en slik situasjon, understreker Bjerkvik, – og det synes vi at vi har klart på en god måte.
En profesjonell sparringspartner
– Når en står i den verst tenkelige krisesituasjonen er det utrolig viktig å vita at man har mulighet for å få god støtte, sier hotelldirektøren. – For meg ble HMS-rådgiver Kristine Viktoria Hekkås i Medi3 en solid sparringpartner. - Det er ikke første gang vi får bistand fra Medi3, forteller Bjerkvik. – Hekkås har vært en profesjonell støtte og hjelp i vanskelige prosesser som har oppstått hos oss, slik som på alle andre arbeidsplasser. Vi tar kontakt med henne når vi trenger støtte, og hun gir oss svar raskt. Hekkås har bachelor i kommunikasjon, i tillegg til fag innen arbeidsrett, økonomi, administrasjon, ledelse og personalutvikling. Kristine har bred og lang erfaring med HR, HMS, kvalitetsarbeid og kommunikasjon, i tillegg har hun erfaring fra NAV. Hun arbeider mest med systematisk, psykososialt og organisatorisk HMS-arbeid.
Bjerkvik forteller videre om prosessen i forbindelse med tilsyn fra Arbeidstilsynet som kom på besøk september 2019, hvor det ble avdekket avvik rundt nattevaktenes turnus, og hvor man måtte foreta en Forsvarlighetsvurdering og videre en risikovurdering av arbeidstid og potensielle belastninger knyttet til nattarbeid. Dette er av typen avvik som må håndteres og kriterier være oppfylt i henhold til regelverk. – Medi3 gjennomførte da konsultasjoner med de aktuelle arbeidstakerne, hvor de selv fikk fortelle om og vurdere sine egne opplevelser av ordningen. Utfra konsultasjon og påfølgende forsvarlighetsvurdering, fant man gode løsninger for de ansatte samt at regelverk ble ivaretatt. Med bistand fra Medi3 justerte vi på vaktplaner og fikk dermed lukket avviket.
Alltid oppdatert på regelverk
– Når det gjelder regelverk både fra bransjen, NHO, LO og Myndigheter forøvrig, er Medi3 en god sparringspartner fra et HMS-ståsted, sier Bjerkvik. – I forbindelse med koronasituasjonen kommer det også stadig nye krav og oppdaterte regelverk som en må sette seg inn i og følge opp. – Det er mange regler og paragrafer å forholde seg til, fortsetter hun. – I vår bransje med turnusarbeid dag/natt og helgearbeid, krever det litt ekstra av oss som arbeidsgiver for ivareta regelverk som skal beskytte de ansattes rettigheter. Med profesjonell hjelp fra Medi3 sikrer vi dette. Det stilles også mange krav til dokumentasjon i hotellbransjen.
– Hovedfokuset for oss som arbeider på Quality Hotel Ålesund er å ta oss av gjestene og sørge for god drift av hotellet, sier hun videre. – Vi har verneombud og tillitsvalgt på plass, men ser det likevel som en trygg og tidsbesparende støtte å samarbeide med Medi3 angående HMS. Rådgiverne er dyktige og erfarne, samtidig som de alltid er oppdatert på gjeldende regelverk.
Å kunne drøfte med en nøytral part
– En annen situasjon jeg fikk god hjelp fra HMS-rådgiver Kristine Viktoria Hekkås gjaldt en litt lei personalsak, forteller hotelldirektøren. – Det kan være svært nyttig å drøfte slike typer tunge saker med en nøytral part. Jeg fikk gjennomtenkte og godt reflekterte svar og innspill. Gjennom en konkret og punktvis prosess bidro rådgiveren til at vi fikk løst saken på en god måte. – Vi har en tett relasjon med Medi3, avslutter hotelldirektør Bjerkvik. – Vi får profesjonelle råd og innspill til tiltak som vil styrke organisasjonen og gjøre Quality Hotel Ålesund til en attraktiv arbeidsplass. Sammen finner vi veien videre.